データ分析を意識した会計データ入力のコツ
会計データの入力時に気をつけなければならないことがあります。それは、
科目毎に現金基準(注1)で計上するか発生基準(注2)で計上するかを統一する
ということです。
本来、会計データは全て発生基準で計上すべきなのですが、科目の重要性に応じて、現金預金への入金時や出金時に記帳する、という方法をとっているということがあります。
こんな時には、同じ科目の中に両者が混在しないようにしていただければ、エクセルへの出力時に簡単に修正が可能です。
例えば、
このような推移の中で、「売上高2」が現金基準で計上していて、売上発生の次の月に計上していたとしましょう。
このような場合には、
というように、「セルの削除」を行い左に1ずつつめてしまえば良いのです。 結果的には、
と、することが可能です。
ただし、売上高2の中に、現金基準と発生基準が混在していると、このように簡単に修正をすることが難しくなります。
そのような場合には、「補助科目」で分類するのも一つかもしれません。
売上高や利益との関係性を分析するので、必ず両者のタイミングを一致させておく必要があります。
次に、会計データ入力時の注意では無いのですが、入力のコツがあります。
会計ソフトには、「仕訳バインダ(注3)」のように、適用を登録しておくだけで仕訳を自動的に立ててくれる機能があるので、なるべくこの機能を使うと良いと思います。
また、ほとんどのソフトでこの機能は入力しながらでも設定できるので、新しい取引が出てきたらドンドン登録すると良いでしょう。
仕訳バインダにつけるインデックスには「取引先名」をつけておくと良いと思います。
こうすることによって、簡単でかつ早く入力できるばかりでなく、勘定科目のブレ（先月はこの科目だったのに、今月はこっちを使っている･･･というような）がなくなります。
(注1.2)現金基準とは、現金や預金の受取時や支払時に記帳する方法で、発生基準とは現金の出入りに関係なく、該当する事実が起こったときに記帳する方法です。
(注3)弥生会計では「仕訳バインダ」、勘定奉行・ＰＣＡ会計では「自動仕訳」、わくわく会計では「定番伝票辞書」という名称になっています。
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